【トラブルシューティング】”共有メールボックス” とは？

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Microsoft が提供する Microsoft 365 には、会社情報やサポートメールアドレス、受付デスク、または複数のユーザーが同じメールボックスにアクセスする必要がある場合に利用される共有メールボックスという機能があります。

この機能を利用すれば、ユーザーグループが info@contoso.com などのようなパブリックメールアドレス監視したり、そのアドレスからメールの送信を行ったりすることを手軽にしてくれます。

なお、共有メールボックスへのアクセス許可を持つユーザーは管理者が該当ユーザーに対して必要なアクセス許可を付与している場合、メールボックスのメールアドレスとして送信を行ったり、メールボックスのメールアドレスの代わりに送信を行ったりすることができます。

例：ユーザーが、”Contoso サポート” や “建物 A の受付デスク” からメールを送信できるようになるので、ヘルプとサポートのメールボックスとして便利な機能になります。

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共有メールボックスの作成前に理解しておくべきこと

共有メールボックスを作成する前にユーザーは以下の点を理解しておく必要があります。

ライセンス

・共有メールボックスにはライセンスを割り当てなくても最大 50 GB のデータの保存が行えます。
※ より多くのデータを保存したい場合、メールボックスにライセンスを割り当てる必要があります。
共有メールボックスがストレージ領域の上限に達した場合、しばらくメールの受信が行えますが、新しいメールの送信は行えなくなり、その後、メールの受信も行えなくなります。
なお、そのメールボックスにメールを送信したユーザーには配信不能エラーが送信されるようになります。

ユーザーのアクセス許可

・共有メールボックスを利用するには、該当ユーザーにアクセス許可（メンバーシップ）の付与を行う必要があります。
※ 組織内容のユーザーのみが共有メールボックスを利用できます。

外部ユーザー

・組織外のユーザーに共有メールボックスへのアクセス許可を行うことはできません。
※ Gmail アカウントを持つユーザーなど
・外部ユーザーにメールボックスへのアクセス許可の操作を行う必要がある場合、代わりに共有メールボックス用のグループ（Microsoft 365 グループ）の作成を検討しましょう。

Outlook 出の利用

・ブラウザーから Outlook on the web（OWA）を利用して共有メールボックスへのアクセスを行うだけでなく、Outlook for iOS や Outlook for Android を利用することもできます。

暗号化

・共有メールボックスにはは独自のセキュリティーコンテキストがなく、キーを割り当てることができないため、送信されたメールの暗号化を行うことはできません。
※ 独自のセキュリティーコンテキストユーザー名と PW（パスワード）
なお、2 人以上のユーザーがメンバーで独自のキーを利用して暗号化メールの送受信を行った場合、他のメンバーはメールを読むことが行える場合もあれば、行えない場合もあります。
上記の場合、該当メールがどのパブリックキーで暗号化されたかどうかに依存する動作になっています。

メールボックスの変換

ユーザーメールボックスは共有メールボックスに変換することもできます。

管理者の役割

共有メールボックスの作成は、グローバル管理者（全体管理者）または Exchange 管理者のロールを持つユーザーが可能です。

サブスクリプションの要件

・共有のメールボックスの作成にはメールを含む Microsoft 365 for Business プラン（Exchange Online サービス）が割り当てられている必要があります。
※ Microsoft 365 Apps for Business プランにはメールが含まれていません。
Microsoft 365 Business Standard プランにはメールが含まれています。

サインイン

・共有メールボックスに関連付けられたユーザーアカウントは直接、サインインを行うことを目的としたユーザーアカウントではありません。
※ 共有メールボックスアカウントからのサインインは常にブロックしたままにしておく必要があります。

ユーザー数が多すぎ

・共有メールボックスに同時にアクセスするユーザー数が多すぎると、該当メールボックスへの接続が断続的に失敗したり、送信ボックスでメッセージが重複しているなどの不整合が発生する可能性があります。
上記の場合、ユーザー数を減らすかユーザーグループやパブリックフォルダーなどで回避することができます。
※ 25 以下が推奨

メッセージの削除

・共有メールボックスではユーザーに対して共有メールボックス内にあるメッセージの削除の禁止の設定を行うことができません。
※ ユーザーからのメッセージの削除を禁止したい場合は共有メールボックスの代わりに Microsoft 365 グループの作成により回避することが可能です。

注意点

・共有メールボックスにアクセスするには、該当ユーザーに Exchange Online のライセンスが付与されている必要があります。
ただし、共有メールボックス用に異なるライセンスを付与する必要ありません。
・共有メールボックスにも対応するユーザーアカウントは存在しますが、共有メールボックス作成時に PW（パスワード）の設定は求められません。
※ PW（パスワード）はシステム側で生成されるためユーザー側ではわからない動作となります。
共有メールボックスのアカウントを利用して共有メールボックスへのログインは行わないでください。
・ライセンスが付与されていない共有メールボックスのストレージ容量は、50 GB に制限されますが、Exchange Online プラン 2 のライセンスを割り当てることでストレージ容量を 100 GB にまで増やすことができます。
※ Exchange Online プラン 1 または、Exchange Online Archiving ライセンスを利用するとアーカイブメールボックスのストレージ容量のみが増加します。
なお、Exchange Online プラン 1 および Exchange Online Archiving の両方のライセンスを割り当てた場合、アーカイブストレージ容量の自動拡張アーカイブの有効化も可能になります。
・共有メールボックスに訴訟ホールドを設定する場合、Exchange Online プラン 2 または、Exchange Online プラン 1 および Exchange Online Archiving の両方のライセンスが必要になります。
※ Microsoft Defender for Office 365、Advanced eDiscovery または自動アイテム保持ポリシーなどの機能を適用する場合、共有メールボックスに該当のライセンスを割り当てる必要があります。