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【トラブルシューティング】共有メールボックス” の作成方法

トラブルシューティング
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Microsoft が提供する Microsoft 365 には、会社情報やサポート メール アドレス、受付デスク、または複数のユーザーが同じメールボックスにアクセスする必要がある場合に利用される “共有メールボックス” という機能があります。

この機能を利用すれば、ユーザー グループが info@contoso.com などのようなパブリック メール アドレス監視したり、そのアドレスからメールの送信を行ったりすることを手軽にしてくれます。

今回は、”共有メールボックス” の作成方法のチュートリアルになります。





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共有メールボックスを作成する

1. グローバル管理者アカウントまたは Exchange 管理者アカウントにて、”Microsoft 365 管理センター” にアクセス

Microsoft 365 管理センター:グローバル管理者アカウントまたは Exchange 管理者アカウントにて、"Microsoft 365 管理センター" にアクセス
Microsoft 365 管理センター:グローバル管理者アカウントまたは Exchange 管理者アカウントにて、”Microsoft 365 管理センター” にアクセス

グローバル管理者アカウント、または Exchange 管理者アカウントにて、”Microsoft 365 管理センター(https://admin.microsoft.com/)” にアクセスします。

※ “このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません” というメッセージが表示される場合、該当ユーザーは管理者ではないアカウントになります。

2. 左サイド メニューの [チームとグループ] – [共有メールボックス] をクリック

Microsoft 365 管理センター:左サイド メニューの [チームとグループ] - [共有メールボックス] をクリック
Microsoft 365 管理センター:左サイド メニューの [チームとグループ] – [共有メールボックス] をクリック
Microsoft 365 管理センター:左サイド メニューの [チームとグループ] - [共有メールボックス] をクリック
Microsoft 365 管理センター:左サイド メニューの [チームとグループ] – [共有メールボックス] をクリック

左サイド メニューの [チームとグループ] – [共有メールボックス] をクリックします。

3. “共有メールボックス” ページで、[+ 共有メールボックスを追加] をクリック

Microsoft 365 管理センター:[+ 共有メールボックスを追加] をクリック
Microsoft 365 管理センター:[+ 共有メールボックスを追加] をクリック

“共有メールボックス” ページで、[+ 共有メールボックスを追加] をクリックします。

4. “共有メールボックスを追加” 画面内に任意の “名前” および “メール” を入力

Microsoft 365 管理センター:"共有メールボックスを追加" 画面内に任意の "名前" および "メール" を入力
Microsoft 365 管理センター:”共有メールボックスを追加” 画面内に任意の “名前” および “メール” を入力

“共有メールボックスを追加” 画面内に任意の “名前” および “メール” を入力します。

※ メール アドレスは選択されますが、必要に応じて編集は行えます。

共有メールボックスを追加
  • メールは、個人ではなく、共有メールボックスの名前とメール アドレスに対して送受信できます。
  • 共有メールボックスを作成したら、メールを読んで返信できるメンバーを追加できます。

5. [変更を保存] をクリック

Microsoft 365 管理センター:[変更を保存]
Microsoft 365 管理センター:[変更を保存]

[変更を保存] をクリックします。

Microsoft 365 管理センター:"共有メールボックスを作成します。これには数分かかることがあります。"
Microsoft 365 管理センター:”共有メールボックスを作成します。これには数分かかることがあります。”

※ 共有メールボックスの作成には、数分かかることがあります。

6. [共有メールボックスにメンバーを追加する] をクリック

Microsoft 365 管理センター:[共有メールボックスにメンバーを追加する] をクリック
Microsoft 365 管理センター:[共有メールボックスにメンバーを追加する] をクリック

共有メールボックスが作成されると、共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できるメンバーを追加できるようになるので、[共有メールボックスにメンバーを追加する] をクリックします。

※ メンバーの追加が行えるようになるまでに数分程度かかる場合があります。

共有メールボックスが作成されました
  • 数分以内に、共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できるメンバーを追加できます。
  • 自動返信やメールの転送など、メールボックスの詳細を管理することもできます。

7. [+ メンバーの追加] をクリック

Microsoft 365 管理センター:[+ メンバーの追加] をクリック
Microsoft 365 管理センター:[+ メンバーの追加] をクリック

“共有メールボックスのメンバー” 内の [+ メンバーを追加] をクリックします。

8. 共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できる該当ユーザーのチェック ボックスをクリック

Microsoft 365 管理センター:共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できる該当ユーザーのチェック ボックスをクリック
Microsoft 365 管理センター:共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できる該当ユーザーのチェック ボックスをクリック
Microsoft 365 管理センター:共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できる該当ユーザーのチェック ボックスをクリック
Microsoft 365 管理センター:共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できる該当ユーザーのチェック ボックスをクリック

“共有メールボックスのメンバーを追加する” 画面内にユーザーの一覧が表示されるので、共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できる該当ユーザーのチェック ボックスをクリックします。

9. [追加(*)] をクリック

Microsoft 365 管理センター:[追加(*)] をクリック
Microsoft 365 管理センター:[追加(*)] をクリック

[追加(*)] をクリックします。

10. “保存しました。” というメッセージが表示されたら、共有メールボックスに該当ユーザーの追加が完了

Microsoft 365 管理センター:"保存しました。" というメッセージが表示されたら、共有メールボックスに該当ユーザーの追加が完了
Microsoft 365 管理センター:”保存しました。” というメッセージが表示されたら、共有メールボックスに該当ユーザーの追加が完了

“保存しました。” というメッセージが表示されたら、共有メールボックスに該当ユーザーの追加が完了します。

なお、追加されたユーザーは該当の “共有メールボックス” への受信メールと送信した返信を表示できるようになります。

使用するアクセス許可について

共有メールボックスと併せて以下のアクセス許可が利用できます。

[フル アクセス]
  • [フル アクセス] のアクセス許可を利用すれば、共有メールボックスを開いて、そのメールボックスの所有者として作業することができます。
  • 共有メールボックスにアクセスした後に予定表アイテムを作成したり、メール メッセージの読み取り、表示、削除、変更を行ったり、タスクと予定表の連絡先の作成を行ったりすることができます。
  • ※ ただし、[フル アクセス] のアクセス許可を持っているユーザーは、[メールボックス所有者として送信する] または [代理人として送信する] のアクセス許可を持っている場合に限って、共有メールボックスから電子メールの送信が行えます。
[メールボックス所有者として送信する]
  • [メールボックス所有者として送信する] のアクセス許可を利用すれば、メールの送信時に共有メールボックスを代理で処理できます。
  • ※ 例:Katerina がマーケティング部門の共有メールボックスにログインして、メールを送信する場合、そのメールはマーケティング部門が送信したように見えます。
[代理人として送信する]
  • [代理人として送信する] のアクセス許可を利用すれば、共有メールボックスの代わりにメールを送信することができます。
  • ※ 例:John が共有メールボックス Reception Building 32 にログインしてメールを送信すると、メールが “Reception Building 32″ の代わりに John” によって送信されたように見えます。
  • EAC を利用して、[代理人として送信する] のアクセス許可を付与することはできません。
  • GrantSendeonBehalf パラメーターと共に Set-Mailbox コマンドレットを利用する必要があります。

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