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Microsoft が提供する Microsoft 365 には、会社情報やサポート メール アドレス、受付デスク、または複数のユーザーが同じメールボックスにアクセスする必要がある場合に利用される “共有メールボックス” という機能があります。
この機能を利用すれば、ユーザー グループが info@contoso.com などのようなパブリック メール アドレス監視したり、そのアドレスからメールの送信を行ったりすることを手軽にしてくれます。
今回は、”共有メールボックス” の作成方法のチュートリアルになります。
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共有メールボックスを作成する
1. グローバル管理者アカウントまたは Exchange 管理者アカウントにて、”Microsoft 365 管理センター” にアクセス
グローバル管理者アカウント、または Exchange 管理者アカウントにて、”Microsoft 365 管理センター（https://admin.microsoft.com/）” にアクセスします。
※ “このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません” というメッセージが表示される場合、該当ユーザーは管理者ではないアカウントになります。
2. 左サイド メニューの [チームとグループ] – [共有メールボックス] をクリック
![Microsoft 365 管理センター：左サイド メニューの [チームとグループ] - [共有メールボックス] をクリック](https://pine-app1e.com/wp-content/uploads/2022/02/IMG_2829.png)
![Microsoft 365 管理センター：左サイド メニューの [チームとグループ] - [共有メールボックス] をクリック](https://pine-app1e.com/wp-content/uploads/2022/02/IMG_2830.png)
左サイド メニューの [チームとグループ] – [共有メールボックス] をクリックします。
3. “共有メールボックス” ページで、[+ 共有メールボックスを追加] をクリック
![Microsoft 365 管理センター：[+ 共有メールボックスを追加] をクリック](https://pine-app1e.com/wp-content/uploads/2022/02/IMG_2831.png)
“共有メールボックス” ページで、[+ 共有メールボックスを追加] をクリックします。
4. “共有メールボックスを追加” 画面内に任意の “名前” および “メール” を入力
“共有メールボックスを追加” 画面内に任意の “名前” および “メール” を入力します。
※ メール アドレスは選択されますが、必要に応じて編集は行えます。
- メールは、個人ではなく、共有メールボックスの名前とメール アドレスに対して送受信できます。
- 共有メールボックスを作成したら、メールを読んで返信できるメンバーを追加できます。
5. [変更を保存] をクリック
![Microsoft 365 管理センター：[変更を保存]](https://pine-app1e.com/wp-content/uploads/2022/02/IMG_2833.png)
[変更を保存] をクリックします。
※ 共有メールボックスの作成には、数分かかることがあります。
6. [共有メールボックスにメンバーを追加する] をクリック
![Microsoft 365 管理センター：[共有メールボックスにメンバーを追加する] をクリック](https://pine-app1e.com/wp-content/uploads/2022/02/IMG_2835.png)
共有メールボックスが作成されると、共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できるメンバーを追加できるようになるので、[共有メールボックスにメンバーを追加する] をクリックします。
※ メンバーの追加が行えるようになるまでに数分程度かかる場合があります。
- 数分以内に、共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できるメンバーを追加できます。
- 自動返信やメールの転送など、メールボックスの詳細を管理することもできます。
7. [+ メンバーの追加] をクリック
![Microsoft 365 管理センター：[+ メンバーの追加] をクリック](https://pine-app1e.com/wp-content/uploads/2022/02/IMG_2836.png)
“共有メールボックスのメンバー” 内の [+ メンバーを追加] をクリックします。
8. 共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できる該当ユーザーのチェック ボックスをクリック
“共有メールボックスのメンバーを追加する” 画面内にユーザーの一覧が表示されるので、共有メールボックスに送信されたメールを読んで返信できる該当ユーザーのチェック ボックスをクリックします。
9. [追加（*）] をクリック
![Microsoft 365 管理センター：[追加（*）] をクリック](https://pine-app1e.com/wp-content/uploads/2022/02/IMG_2839.png)
[追加（*）] をクリックします。
10. “保存しました。” というメッセージが表示されたら、共有メールボックスに該当ユーザーの追加が完了
“保存しました。” というメッセージが表示されたら、共有メールボックスに該当ユーザーの追加が完了します。
なお、追加されたユーザーは該当の “共有メールボックス” への受信メールと送信した返信を表示できるようになります。
使用するアクセス許可について
共有メールボックスと併せて以下のアクセス許可が利用できます。
- [フル アクセス] のアクセス許可を利用すれば、共有メールボックスを開いて、そのメールボックスの所有者として作業することができます。
- 共有メールボックスにアクセスした後に予定表アイテムを作成したり、メール メッセージの読み取り、表示、削除、変更を行ったり、タスクと予定表の連絡先の作成を行ったりすることができます。
- ※ ただし、[フル アクセス] のアクセス許可を持っているユーザーは、[メールボックス所有者として送信する] または [代理人として送信する] のアクセス許可を持っている場合に限って、共有メールボックスから電子メールの送信が行えます。
- [メールボックス所有者として送信する] のアクセス許可を利用すれば、メールの送信時に共有メールボックスを代理で処理できます。
- ※ 例：Katerina がマーケティング部門の共有メールボックスにログインして、メールを送信する場合、そのメールはマーケティング部門が送信したように見えます。
- [代理人として送信する] のアクセス許可を利用すれば、共有メールボックスの代わりにメールを送信することができます。
- ※ 例：John が共有メールボックス Reception Building 32 にログインしてメールを送信すると、メールが “Reception Building 32″ の代わりに John” によって送信されたように見えます。
- EAC を利用して、[代理人として送信する] のアクセス許可を付与することはできません。
- GrantSendeonBehalf パラメーターと共に Set-Mailbox コマンドレットを利用する必要があります。
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関連リンク
- ・Create a shared mailbox｜Microsoft Docs：https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/admin/email/create-a-shared-mailbox
- ・About shared mailboxes｜Microsoft Docs：https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/admin/email/about-shared-mailboxes
- ・Convert a user mailbox to a shared mailbox：https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/admin/email/convert-user-mailbox-to-shared-mailbox?view=o365-worldwide
- ・Open and use a shared mailbox in Outlook on the web：https://support.microsoft.com/ja-jp/office/98b5a90d-4e38-415d-a030-f09a4cd28207
- ・Add a shared mailbox to Outlook mobile：https://support.microsoft.com/office/f866242c-81b2-472e-8776-6c49c5473c9f
- ・Exchange Online limits｜Microsoft Docs：https://docs.microsoft.com/ja-jp/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits#StorageLimits
- ・Create a group in the Microsoft 365 admin center｜Microsoft Docs：https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/admin/create-groups/create-groups
- ・Overview of auto-expanding archiving｜Microsoft Docs：https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compliance/autoexpanding-archiving
- ・OWA（Web 版 Outlook）｜ビジネス メールに使用｜Microsoft Office：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/web-email-login-for-outlook
- ・ビジネス向けメール アプリ – Outlook 無料試用版｜Outlook：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/outlook-for-business
- ・日本マイクロソフト – Official Home Page：https://www.microsoft.com/ja-jp/
